Auch in diesem Jahr haben sich wieder fast 500 Gäste im Onoldiasaal eingefunden, um gemeinsam den erfolgreichen Studienabschluss des Jahrgangs 2018/19 zu feiern. Wir haben Edda Mammen, Organisatorin im Kernteam der Absolventenfeier, zum Interview gebeten:
Wie kamen Sie zu der Ehre/Herausforderung, die Absolventenfeier zu organisieren?
Im Prinzip bin ich zu diesem Projekt gekommen, weil ich meinem Bruder einen Gefallen tun wollte. 2014 haben zwei Studentinnen der Hochschule die Organisation der Absolventenfeier in die Hand genommen. Zu der Zeit hat mein Bruder auch in Ansbach studiert. Die Organisatorinnen haben ihn gefragt, ob er sie bei der Umsetzung des Onlineshops für den Ticketverkauf unterstützen kann. So ist er in das Projekt Absolventenfeier geraten. Drei Jahre später ging das Orga-Team auseinander und es stand in den Sternen, ob es 2017 überhaupt eine Abschlussfeier geben wird.
2017 sollte auch das Abschlussjahr meines Bruders werden. Da er auf seine eigene Feier nicht verzichten wollte, hat er mich kurzerhand gefragt, ob ich mir vorstellen kann, in das Orga-Team einzusteigen. Mit Events hatte ich schon Erfahrung gesammelt und auch immer Lust, etwas Neues zu lernen. Außerdem weiß ich, wie wichtig so eine Veranstaltung für die Absolvent*innen der Hochschule und deren Angehörige ist. Ich selbst habe auch in Ansbach studiert und war auf meiner eigenen Absolventenfeier.
Da ich schon ahnte, was das für einen Aufwand mit sich bringt, war ich mir anfangs nicht sicher, ob ich das Projekt und den Lehrauftrag mit meinem Job vereinbaren kann. Ich bin sehr dankbar, dass mir mein Arbeitgeber diesbezüglich viel Vertrauen und Freiheiten entgegenbringt. Flexibilität und Loyalität sind unglaublich wichtig. Unter der Maßgabe, dass meine berufliche Leistungsfähigkeit nicht darunter leidet, habe ich die Herausforderung angenommen. Bisher hat es funktioniert.
Was waren die größten Hürden beim ersten Mal?
Die größte Hürde beim ersten Mal ist vor allem die fehlende Erfahrung. Natürlich war ich als Absolventin auf meiner eigenen Abschlussfeier, aber die Perspektive beschränkte sich lediglich auf die des Gastes. Zumindest hatte ich eine Vorstellung davon, welche Erwartungshaltung unsere Gäste hatten. Aber alle anderen Faktoren waren große Unbekannte für mich. Die Beschaffenheit der Location, die Logistik, die beteiligten Menschen in meinem Team und an der Hochschule. Und natürlich die Vereinbarkeit mit meinem Beruf.
Was ich absolut nicht auf dem Schirm hatte, war die finanzielle Belastung, die so ein Projekt mit sich bringt. Insbesondere in öffentlichen Strukturen. Natürlich gibt es Verfahren, um Vorschüsse zu beantragen und Rechnungen abzuwickeln. Allerdings sind diese Prozesse bürokratisch und müssen von langer Hand geplant werden. Nachvollziehbarerweise herrschen in Organisationen wie der Hochschule andere Regeln als in Unternehmen. Und da sich eine Veranstaltung und somit auch die Beschaffung von Materialien und Zubehör nicht aufschieben lässt, musste ich finanziell ordentlich in Vorleistung gehen. Im ersten Jahr war das ziemlich hart. weil ich nicht darauf vorbereitet war. Private Anschaffungen waren während dieser Zeit für mich nicht möglich. Aktuell ist es immer noch so, dass ich finanziell vorstrecke, aber ich bin besser darauf eingestellt. Einen Teil der Vergütung, die ich für meinen Lehrauftrag bekommen, lege ich immer für das nächste Jahr zurück.
Ein weiteres großes Fragezeichen waren die Studierenden in meinem Kurs. Ich wusste weder, wie viele sich einschreiben werden, noch, wie sie ticken und mit welcher Motivation sie antreten. Ab Oktober begann die Lehrveranstaltung und eine Gruppe Studiernder heißt es dann, schnell und maximal effizient in die operative Umsetzung der Veranstaltung einzubinden. Man kann nie genau wissen, wie professionell und belastbar die Studierenden sind. Strukturiertes Arbeiten im Team ist da gefragt. Und natürlich ist meine Erfahrung die Basis aller Entscheidungen. Speziell im ersten Jahr der Absolventenfeier fehlte mir genau dieses Wissen. Also war es umso wichtiger, das gemeinsame Ziel als Team zu visualisieren. Bisher hatte ich mit den Studierenden in meinem Kurs Glück. Sie haben sich engagiert und die Sache immer ernst genommen.
Wie viele Helfende Hände sind denn für den großen Abend am Start?
Das ist unterschiedlich. Je nachdem, wie viele Studierende sich für den Kurs angemeldet haben. Wir waren schon ein sehr kleines, aber auch ein größeres Team. Beides hat Vor- aber auch Nachteile. Mittlerweile bin ich der Meinung, dass neben den festen Teammitgliedern noch 15 bis 18 Studierende die optimale Anzahl an Personen darstellt. Somit besteht das Kernteam aus ca. 18 bis 21 Personen. Dazu kommt noch das sechsköpfige Personal für den Ausschank und die Bar. Fünf bis sechs Security-Kräfte und etwa sieben Angestellte der Cateringfirma. Und natürlich der Hausmeister vom Onoldiasaal nicht zu vergessen, der uns den ganzen Tag und die ganze Nacht tatkräftig zur Seite steht. Ein Fotograf, die Band, der DJ und die Jungs der Veranstaltungstechnik. Alles in allem sind es ungefähr 45 bis 50 Aktive, die wir am Veranstaltungstag bis spät in die Nacht brauchen.
