Im zweiten Teil unseres Interviews steht uns Edda Mammen, die seit 2017 den Absolventenball der Hochschule federführend organisiert, Rede und Antwort rund um die diesjährige Veranstaltung:
Wie kann man sich die Vor- und Nachbereitung der vergangenen Absoventenfeier vorstellen?
Die Strategie ist ähnlich wie die Vorbereitung im Kampfsport. Du trainierst auf 120% Präzision, damit im Ernstfall 75% der Technik sitzt. Vorausschauendes Planen und eine detaillierte Dokumentation sind das A und O einer guten Vorbereitung. Der Onoldiasaal ist bereits für die nächsten drei Jahre im Voraus gebucht. Im März dieses Jahres habe ich mit der Grobplanung angefangen. Wie viele Gäste können wir unterbringen, mit welchen Kosten müssen wir rechnen und wie hoch wird der Ticketpreis. Danach fange ich an, Dienstleistende für die großen Posten des Events zu akquirieren. Das ist vor allem das Catering. Der wichtigste Bestandteil der Veranstaltung, denn das Catering ist immer der größte Kritikpunkt unserer Gäste. Wir hatten leider das Pech, dass unser langjähriger Catering-Partner das Geschäft aufgeben musste. Damit ist natürlich eine große Konstante ausgefallen. Auch finanziell! Ich habe viele Dienstleistende kontaktiert und Angebote verhandelt. Wenn Preis-Leistung auf dem Papier stimmen, muss es noch lange nicht heißen, dass das Catering am Veranstaltungstag ein Erfolg wird.
Danach war die Aktualisierung unserer Webseite und das Setup im Onlineshop fällig. Die Tickets für die Absolventenfeier können nur online gekauft werden. Die Vorfeldkommunikation zum Ticketverkauf ist ein schwieriges Thema. Mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln, versuchen wir, möglichst flächendeckend zu informieren. Das bedeutet, so viele Absolvierende wie möglich sollen über den Ticketverkauf Bescheid wissen bevor er losgeht. Es können nämlich nur Tickets gekauft werden, solange der Vorrat reicht. Natürlich erhalte ich dann immer wieder kritische oder flehende E-Mails von Absolvierenden die keine Karte mehr bekommen haben. Wir können daran leider noch nichts ändern. Das ist manchmal schon hart. Man kann sich denken, dass mich eine Vielzahl an E-Mail-Anfragen erreicht, die sich um die Veranstaltung, den Ticketkauf und vor allem die Sitzordnung drehen. Außerdem muss ich den Eingang der Zahlungen überwachen und unsere Bestellungen freigeben.
Im Spätsommer bereite ich die Lehrveranstaltung vor und verteile Aufgaben in den einzelnen Teams. Ab Oktober geht’s dann richtig rund. Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto intensiver wird die Aufgabendichte. Sitzordnung, Urkunden drucken, Einkaufstouren und Onlinebeschaffung – die Liste an Aufgaben ist endlos. Kleinste Änderungen wie beispielsweise ein Wechsel von Teilnehmenden in der Gästeliste, wirken sich auf ganz viele Teilbereiche der Veranstaltung aus. Das ist aufwendig und birgt natürlich Fehlerpotential.
Nach der Veranstaltung muss aufgeräumt und Kassensturz gemacht werden. Unsere Dienstleistenden wollen bezahlt werden und die Absolvierenden fragen nach dem Download-Link der Fotos. Außerdem verschicke ich per E-Mail eine Onlineumfrage an die Gäste, um Feedback einzuholen. Ein bis zwei Wochen nach der Absolventenfeier mache ich mit den Studierenden eine gemeinsame Feedbackrunde, um die Kritik der Gäste und unsere eigenen Anmerkungen zu reflektieren. Danach analysieren wir den inhaltlichen wie finanziellen Erfolg der Veranstaltung. Und natürlich gibt es zum Schluss noch eine Inventur.
Wann ist der stressigste/intensivste Zeitpunkt der Veranstaltung und warum?
Der Veranstaltungstag selbst. Man muss wissen, dass wir an diesem Tag bis zu 24 Stunden durcharbeiten. Und nicht nur geistige Arbeit verrichten, sondern auch körperlich hart arbeiten müssen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass meine Studierenden diese Belastung durch die Bank völlig unterschätzen.
Der stressigste Zeitpunkt ist die Eröffnung des Buffets. Das ist gegen 20 Uhr. In der Regel haben wir da schon einen 12-Stunden-Tag hinter uns. 480 Personen stürmen dann zeitgleich die Essensausgaben und den Ausschank. Alle haben viel Hunger und Durst, aber mit Sicherheit keine Geduld. Für uns bedeutet das ein Höchstmaß an körperlicher Belastung. In Sachen Geschirr, Besteck und Gläser ist der Onoldiasaal für 500 Personen ausgerichtet. Bei zwei bis drei Gängen, die ein Gast am Buffet absolviert, müssen wir die Teller und das Besteck von den Tischen abräumen, systematisch spülen und wieder nachlegen. Auf zwei Etagen ist das ein Kraftakt. Meine Studierenden haben oft keine Erfahrung in der Gastronomie und sind anfangs ziemlich überwältigt von dem Stress. Wenn es Probleme bei der Verpflegung gibt, kann das negative Auswirkung auf die Stimmung der Gäste und somit auch auf den Umsatz haben. Wenn das Buffet sich dem Ende neigt und das Chaos in der Spülküche unter Kontrolle gebracht wurde, fühlt es sich an, als hätte man die entscheidende Schlacht geschlagen.
Daran schließt sich der wohl intensivste Zeitpunkt in mentaler Hinsicht an. Wenn man langsam aus diesem Tunnel auftaucht, stellt sich das Motivations-Tief ein. Ab Mitternacht haben wir endlich die Gelegenheit, mal durchzuatmen. Das Hirn springt wieder an und man verspürt Hunger und Schmerzen in den Beinen und im Rücken. Für mich und die Studierenden ist es unglaublich wichtig, sich durch dieses Tief durchzubeißen. Denn der Tag endet erst gegen fünf Uhr morgens. In diesem Moment zeigt sich, wer die mentale Stärke hat – und das soll nicht übertrieben klingen. Ich für meinen Teil mache nur sehr kurze Pausen und bleibe meistens in Bewegung. Wenn man einmal sitzt, ist das Aufstehen danach umso schwerer. Ab zwei Uhr morgens ist das Motivations-Tief meistens überstanden.
Hat man immer noch Lampenfieber oder legt sich das mit der Zeit?
Richtiges Lampenfieber hatte ich eigentlich nie. Sobald die Veranstaltung startet, gibt es kein Zurück mehr. Keine zweite Chance. Jedes Event ist einzigartig. Dann stellt sich heraus, wie gut man geplant und vorbereitet hat. Wenn Pannen passieren, muss man schnell reagieren und entscheidungsstark sein. Dazu braucht man den ultimativen Überblick und ein tatkräftiges Team. Damit kenne ich mich aus.
Das Lampenfieber ist eigentlich in den Tagen vor der Veranstaltung am größten. Dann arbeite ich 120% und versuche den Studenten alles so detailliert wie möglich einzubleuen. Im Gegenzug erwarte ich absolute Aufmerksamkeit. Ich bin mir sicher, dass es den Studenten völlig übertrieben vorkommt. Aber hinterher sehen sie es mit anderen Augen.
Zu welchem Zeitpunkt im Laufe des Abends ist man zufrieden?
So einen Moment gibt es für mich nicht. Tatsächlich kann ich schon am Tag vorher relativ gut einschätzen, ob es funktioniert oder ein großes Desasterpotential hat. Am wichtigsten ist, dass die Absolvierenden und die Gäste zufrieden mit der Feier waren. Wenn dem so ist, haben wir vieles richtig gemacht und unsere Pannen geschickt kaschiert. Wenn die Gäste dann langsam nach Hause gehen und wir mit den Aufräumarbeiten beginnen, stellt sich zumindest eine große Erleichterung ein. Außerdem bin ich auch stolz auf mein Team, dass sich dieser Herausforderung gestellt hat.
Verändert man Jahr für Jahr Dinge?
Auf jeden Fall. In jeder Phase des Projekts habe ich immer wieder neue Ideen, mir die Arbeit zu erleichtern und die Qualität der Veranstaltung zu steigern. Das ist aber auch in meinem Berufsleben so. Ich betrachte die Aufgaben und Probleme, die mich beschäftigen, immer hinsichtlich Verbesserungspotentialen. Außerdem bekomme ich in unserer Feedbackrunde wertvollen Input vom Team. Es soll nichts unausgesprochen bleiben. Und natürlich nicht zu vergessen, von den Gästen der Absolventenfeier. Am wichtigsten ist die negative Kritik. Obwohl sie teilweise schwer auszuhalten ist. Ich versuche, den Studenten zu vermitteln, dass sie lernen, konstruktiv damit umzugehen. Manche Dinge lassen sich sehr einfach verändern, andere nur schwer oder gar nicht. Wir versuchen immer das Beste aus unseren Erfahrungen rauszuholen.
